Hoe effectieve vergaderingen in mijn bedrijf te ontwikkelen

In bedrijven is er een endemische ziekte die hen allemaal gelijk beïnvloedt: "Reunionitis". Het productiviteitsverlies als gevolg van de uren die zijn geïnvesteerd in vergaderingen, is een van de aspecten die het meest betrekking hebben op de managementteams. Volgens onze ervaring is het noodzakelijk om een methodologie toe te passen om ervoor te zorgen dat vergaderingen productief zijn: leiderschap, nauwkeurigheid en toewijding.Als u effectieve vergaderingen in uw bedrijf wilt houden, moet u de volgende stappen aandachtig lezen.

Te volgen stappen:

1

Bedenk of de bijeenkomst echt noodzakelijk is en wie op een essentiële manier aanwezig moet zijn. Om te weten of de vergadering kan worden vermeden, definieer uw doelstellingen duidelijk en nauwkeurig en evalueer of u kunt wachten.

2

Verstuur de oproep met de volgorde van de dag op een gedocumenteerde manier. Stel de begin- en eindtijd in. Het is noodzakelijk dat alle aanwezigen de onderwerpen kennen die zullen worden besproken. We raden u aan het volgende artikel te lezen over hoe u mensen eraan kunt herinneren om een vergadering bij te wonen.

3

Probeer ervoor te zorgen dat alle deelnemers de vergadering goed voorbereiden vóór de start. Dit wordt bereikt door de oproep te verzenden, zoals we in de vorige stap hebben gecommuniceerd.

4

Wees punctueel. Begin op het geplande tijdstip. Houd er ook rekening mee dat de montage minder dan anderhalf uur moet duren om geen vermoeidheid te veroorzaken. Weet je al hoe je de tafels moet plaatsen?

5

De convener of degene die hij of zij aanwijst, treedt op als moderator en leider van de vergadering. Dit zou duidelijke richtlijnen moeten geven bij het behandelen van de problemen van het bord, het is aan te raden om de "vrije manier" te vermijden om verspreiding tussen deelnemers te vermijden.

6

Vermijd allerlei onderbrekingen. Wees op voorhand gewaarschuwd: buiten telefoons, telefoons, ...

7

Ga niet om met kwesties die buiten de agenda vallen.

8

Respecteer de interventies van anderen. Oefen actief luisteren en wees concreet. Vermijd daarom ten koste van alles absurde polemieken of persoonlijke problemen.

9

Noteer de vergadering en verzend deze tussen de 24-48 uur, tenzij anders is overeengekomen. Hierin moet je de conclusies schrijven die duidelijk zijn in de sessie . Dit zal werknemers aanmoedigen, die de vergaderingen een relevante status en belang zullen geven.

tips