Hoe u de telefoon op een professionele manier kunt beantwoorden

Het hebben van de vaardigheden van een telefonische professional kan u helpen slagen in het bedrijfsleven, of u nu een klein bedrijf vertegenwoordigt, informatie verstrekt aan een financiële instelling of optreden als eerste communicatielijn voor een groot bedrijf. Een professionele manier om de telefoon te beantwoorden in een zakelijke communicatie houdt alles duidelijk tussen beide partijen. "Helder communiceren en goed luisteren zijn de hoekstenen van loyale relaties." Wanneer mensen de persoon aan de andere kant van de telefoon niet kunnen zien, laat een zelfverzekerde, geïnformeerde houding hen weten dat ze met een professional te maken hebben. .

1

Neem de tijd om de ontvanger van een inkomende oproep op te nemen. Als je haast om de telefoon op te nemen wanneer je niet klaar bent, zeg je de persoon aan de andere kant dat je niet klaar bent om de oproep aan te nemen. Laat de telefoon een of twee keer rinkelen voordat je hem oppakt en haal diep adem om je voor te bereiden op de oproep.

2

Citeer de organisatie die u vertegenwoordigt en uw naam. Dit moment is belangrijk omdat het de meest elementaire informatie aan de andere partij doorgeeft en elke twijfel wegneemt of dit het juiste nummer is.

3

Luister aandachtig naar de beller. Wacht tot je klaar bent met praten om te antwoorden en zorg ervoor dat je je vragen begrijpt voordat je antwoord geeft. Verduidelijken alle details van de vragen van de gesprekspartner als u niet zeker weet.

4

Spreek langzaam als u de beller opneemt. Heb vertrouwen in je antwoorden. Kies je taal zorgvuldig, want jargon of besluiteloze woorden kunnen de beller ertoe brengen te twijfelen aan zijn of haar ervaring. Vraag de beller of u de informatie begrijpt die u verstrekt.

5

Vraag toestemming voordat u een gesprek in de wacht zet. Bedank de beller voor uw geduld en vertel hem hoe lang hij zal moeten wachten. Vraag goedkeuring voor het doorsturen van berichten of het zoeken naar een vraag, omdat dit de beller de mogelijkheid geeft om online te wachten of niet.

6

Controleer of de beller de door u verstrekte informatie heeft begrepen. Beoordeel belangrijke data en tijden. Vraag de beller of deze meer hulp kan bieden voordat het gesprek wordt beëindigd. Bedank de beller aan het einde van het gesprek.

• Het is belangrijk om afleidingen zoals muziek, eten te elimineren, de aandacht op de oproep te richten en het antwoord op een professionele manier te geven.